Offre d’emploi agent administratif polyvalent

OFFRE D’EMPLOI – AGENT ADMINISTRATIF EN CHARGE DE L’ACCUEIL ET DE L’AGENCE POSTALE

Vous aimez le contact avec le public, la polyvalence et les missions variées ? Rejoignez l’équipe de la mairie en tant qu’agent administratif polyvalent (H/F), en charge de l’accueil et de l’Agence Postale Communale !

Positionnement de la fonction

– Assurer l’accueil physique et téléphonique de la mairie ;

– Assurer la tenue de l’agence postale ;

– Assurer des missions complémentaires de soutien en matière de comptabilité, d’état civil et d’urbanisme

Activités principales

Accueil physique et téléphonique de la mairie et de l’agence postale : 

Lundi, mercredi et vendredi : 9 h – 12 h / 14 h – 18 h 30
Mardi et jeudi : fermé

Gestion du courrier

– Réceptionner le courrier, le dater et le distribuer ;

– Assurer l’envoi du courrier : mise sous enveloppe, enregistrement, affranchissement et expédition ;

– Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du registre des appels et de l’accueil physique.

Correspondance

– Rédiger et envoyer, après visa, les courriers et mails récurrents (stationnement, espaces verts, demandes diverses).

Restauration scolaire

– Gérer et réaliser les commandes pour la restauration scolaire ;

– Gérer les tablettes de pointage et assurer l’import-export des données ;

– Contrôler mensuellement les factures du prestataire ainsi que les factures destinées aux familles, en lien avec la responsable du service Enfance et l’agent chargé de la comptabilité.

Gestion comptable

En lien avec l’agent chargé de la comptabilité

– Scanner et classer les factures reçues ;

– Assurer la gestion de Chorus Pro : enregistrement, impression et classement ;

– Assurer la gestion des cartes d’achat : contrôle de l’état mensuel, mise à jour du tableau de suivi et pré-saisie ;

– Effectuer la pré-saisie comptable des factures courantes de fonctionnement (électricité, eau…) ;

– Archiver les factures.

État civil

En lien avec l’agent chargé de l’état civil

– Gérer les demandes d’actes d’état civil ;

– Vérifier les dossiers de mariage, de PACS et de reconnaissance, et élaborer les actes correspondants ;

– Accueillir et accompagner les administrés souhaitant consulter les registres.

Urbanisme / Voirie

En lien avec l’agent chargé de l’urbanisme

– Contrôler les pièces des dossiers d’urbanisme, assurer leur enregistrement sur Excel et créer le dossier papier ;

– Archiver et enregistrer dans les registres les arrêtés et dossiers d’urbanisme ;

– Assurer l’envoi des avis relatifs aux demandes de transports exceptionnels.

Gestion des locations des salles

– Gérer les réservations, options, contrats et relances pour l’ensemble des salles communales, en lien avec l’agent chargé des locations de salles ;

– Assurer la transmission et le suivi des arrhes et des soldes perçus, en lien avec l’agent chargé de la comptabilité.

Ponctuellement

– Assurer le scan, l’archivage, la transmission et la communication des arrêtés, bons de commande, ordres de service et fiches de travaux, en lien avec l’ensemble du service administratif.

Compétences engagées au poste de travail (savoir, savoir-faire, savoir-être)

Savoir et savoir-faire

– Connaissances du fonctionnement et des missions d’une commune

– Connaissances des procédures relatives aux formalités administratives

– Maîtriser la bureautique et les logiciels métiers

– Disposer de capacités de communication, d’écoute, de compréhension et de reformulation

– Être polyvalent sur les tâches administratives

– Qualités rédactionnelles et maîtrise des règles d’orthographe

– Connaissances générales en comptabilité, si possible en comptabilité publique

Savoir-être

– Avoir le sens du service publique (déontologie et discrétion)

– Sens de l’écoute et de l’observation

– Rigueur

– Dynamisme et réactivité

– Rigueur et sens de l’organisation

– Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité

Horaires obligatoires :

Lundi – Mercredi – Vendredi : 9 h – 12 h / 13 h 30 – 18 h 30

Horaires flexibles :

Mardi : 9 h – 12 h / 13 h 30 – 17 h

Jeudi : 8 h 30– 13 h

Candidature, avec lettre de motivation et CV, à adresser à l’adresse mail suivante : mairie@mairie-de-vezins.com, à l’attention de Monsieur le Maire.